Kongre Hazırlama Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Uzun bir hazırlık dönemi sonrasında yapılan kongreler titiz ve dikkatli bir çalışmaya ihtiyaç duyar. Bilimsel olsun olmasın her kongre birtakım hazırlıkları gerektirir. İyi bir kongre süreci gerçekleştirmek için hem kongre öncesinde hem kongre sırasında hem de kongre sonrası planlamaları yapılmalıdır.

Kongre Öncesi Hazırlıklar Nelerdir?

Bu aşamada görsel, mekânsal, teknik hazırlıklar ve pazarlama çalışmaları önemlidir.
Görsel hazırlıklar
Görsel hazırlıklar, kongrenin temel hazırlığı olarak değerlendirilebilir.

• Kongrenin logo, afiş ve duyuruların grafik tasarımları
• Basılacak diğer kongre tanıtım materyalleri
• Kongre web sayfası tasarımı

Mekansal hazırlık sürecinde, kongrenin yapılacağı alanın neresi olacağına karar verilir. Alana yakın konaklama yerleri belirlenir. Alanın fizibilitesi çıkarılır, avantajlar ve dezavantajlar tespit edilir.
Teknik hazırlıklar sürecinde, kongrenin yapılacağı mekanın (ses, ışık, projeksiyon vs.) teknik altyapı kontrolü sağlanmalıdır. Kongrenin uluslararası olması durumunda, simultane çeviri sistemlerinin kapasitesinin belirlenmeli ve ihtiyacı karşılayacak hale getirilmelidir.

• Ses
• Işık
• Projeksiyon
• Çeviri Sistemleri
• Kongre Yönetim Sistemi
  • Kongre/Sempozyuma kayıt
  • Kabul mektuplarının oluşturulması
  • Bildirilerin toplanması
  • Hakemlerin belirlenmesi
  • Kongre esnasındaki etkinlik, eğitim ve çalıştaylara kayıt
  • Program oluşturma gibi özelliklere sahip olmalı.

Ayrıca pazarlama çalışmaları ve sponsor araştırmaları da kongre öncesinde gerçekleştirilmesi gereken süreçlerdir. Kongrelerin dış kaynağa ihtiyacı vardır. Eğer kongreler paralı kongre ise kayıtlı katılımcılar için çalışılabilir ya da sponsor arayışına girilebilir.
Kongre Kayıt ve Onay Bildirimi,  kayıt olanlara geri bildirim, kayıt olanların kongre öncesi alacakları hizmetlerin bildirimi ve izlenmesi yine kongre öncesinde tamamlanması gereken süreçlerdir.

Kongre Sırasında Yapılması Gerekenler Nelerdir?

• Katılımcılar için transferler
• Kayıt masası ve kayıt işlemleri
• Gerekli ise simultane çeviri hizmeti
• Tur, gezi ve yemek organizasyonları
• Yiyecek-içecek hazırlıkları

Kongre Sonrasında Yapılması Gerekenler Nelerdir?

• Faturaların oluşturulması, bütçe kontrolü ve hesapların kapatılması
• Kongre değerlendirme toplantısı ve sonuç raporu
• Sponsor ve destekçileri teşekkür plaket veya ilanları